6 tips voor meer grip op servicekosten

6 tips voor meer grip op servicekosten

Huurders ontvangen jaarlijks een eindafrekening voor de leveringen en diensten in het gehuurde gebouw. Deze afrekening van servicekosten heeft betrekking op het afgelopen jaar of jaren. Het blijkt voor huurders niet altijd eenvoudig te achterhalen welke diensten de verhuurder u destijds heeft geleverd en of de in rekening gebrachte kosten reëel zijn en terecht.

Huurders kunnen de volgende stappen doorlopen:

1. Zorg voor transparantie

Vraag de vastgoedmanager of eigenaar om een goede uitleg van wat wordt verstaan onder de verschillende kostenposten. Vergelijk de afrekening met die van het jaar ervoor en/of vraag een vastgoedadviseur de hoogte van de servicekosten te vergelijken met wat gangbaar is in de markt (‘benchmarken’).

2. Stel een demarcatielijst op

U kunt in overleg met de eigenaar of property manager een demarcatielijst opstellen, waarin duidelijk staat beschreven wat de verplichtingen zijn voor de verhuurder en de huurder. Zo vermijden de huurder en de verhuurder ‘grijze’ gebieden.

3. Maak verwachtingen concreet

Het opnemen van leveringen en diensten in een huurovereenkomst is één ding. Zorg dat zaken als frequentie van diensten en leveringen, het niveau van de dienstverlening en de reactie- en oplostijden duidelijk zijn en/of worden vastgelegd in een Service Level Agreement. Op deze manier zijn verwachtingen altijd duidelijk.

4. Organiseer het onderhoud efficiënt

Soms is het goedkoper om als huurder bepaalde zaken zelf uit te voeren. Zo is het uiteraard goedkoper om zelf een voorraad lampen in huis te hebben, dan voor elke kapotte lamp een dure storingsmonteur te laten opdraven. Door in gesprek te gaan met de verhuurder kunt u onderzoeken of er zaken zijn die efficiënter zijn te organiseren. Een ‘win-win situatie.

5. Vraag om een tussentijdse kostenrapportage

Om te voorkomen dat de verhuurder bij de eindafrekening kosten in rekening brengt die niet onder de servicekosten vallen, kunt u de verhuurder verzoeken om deze kosten tussentijds te rapporteren. Zo houdt u grip op deze kosten en worden er geen kosten in rekening gebracht die achteraf niet meer zijn te herleiden.

6. Controleer de staat van de gebouwinstallaties

Vraag om een conditiemeting (NEN2767) zodat de staat van de gebouwinstallaties in kaart wordt gebracht. Met de verhuurder kunt u vervolgens afspraken maken over de uitkomsten van deze meting, zoals het tijdig vervangen van de installaties. Goed functionerende installaties geven nou eenmaal minder storingen, mogelijk lagere energiekosten en dus lagere servicekosten.


Laat uw ervaring, mening en/of visie horen en praat mee over dit Duidelijk. bericht

Voeg uw eigen reactie toe

Vertel ons uw mening!